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Datenschutzerklärung - Bezirksamt Wandsbek Fachamt Personenstandswesen (Standesamt)

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Fachamt Personenstandswesen (Standesamt)

Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung im bezirklichen Fachamt Personenstandswesen des Bezirksamtes Wandsbek der Freien und Hansestadt Hamburg

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie zum Beispiel einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (zum Beispiel Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.

Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten zum Beispiel erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

  1. Wer sind wir?
  2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
  3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
  4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
  5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
  6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
  7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
  8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

1. Wer sind wir?

Das Standesamt Hamburg-Wandsbek ist als Fachamt für das Personenstandswesen Teil des Bezirksamtes Wandsbek. Das Standesamt erfasst Ihre Personenstandsdaten, um das Geburtenregister, das Eheregister und das Sterberegister einschließlich der dazugehörigen Sammelakten erstellen zu können und Beurkundungen für die Fortführung dieser Register sowie besondere Beurkundungen (zum Beispiel namensgestaltende Erklärungen) vorzunehmen. Aus den Personenstandsregistern können für verschiedene Zwecke Urkunden ausgestellt werden

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Bezirksamt Wandsbek
Dezernat Bürgerservice
Standesamt Hamburg-Wandsbek
Schloßstraße 60
22041 Hamburg
oder per E-Mail unter: standesamt@wandsbek.hamburg.de

Bezirksamt Wandsbek
Schloßstraße 60
22041 Hamburg
oder per E-Mail unter:  bezirksamt@wandsbek.hamburg.de

Bezirksamt Hamburg-Nord
Kümmelstraße 7
20249 Hamburg
unter der Telefonnummer 040 428 04-2028
oder per E-Mail unter: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de.

Mit Fragen und Beschwerden können Sie sich auch an den Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden.

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art.6 Abs. 1 a) beziehungsweise e) in Verbindung mit Abs. 3 b) der Datenschutz-Grundverordnung, der bundesrechtlichen Rechtsgrundlagen für das Personenstandswesen, wie dem Personenstandsgesetz, der Personenstandsverordnung, gegebenenfalls entsprechender internationaler Regelungen und nur zu dem Zweck, zu dem sie uns übermittelt oder von uns erhoben wurden. 

Beispiele:
Aufgrund der Geburtsanzeige des Krankenhauses, von Angaben der Eltern, der Namensbestimmung der Eltern für das Kind und Vorlage der entsprechenden, für die Beurkundung erforderlichen Unterlagen, erstellen wir das Geburtenregister eines neugeborenen Kindes. Anhand der Sterbefallanzeige, vorgelegter Unterlagen durch Bestattungsunternehmen oder Angehöriger erstellen wie das Sterberegister eines Verstorbenen.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Das Standesamt verarbeitet:

  • Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben bei Antragstellung, zum Beispiel Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • und erfasst Ihre Personenstandsdaten (alle für die Beurkundung eines Personenstandsfalles relevanten Daten, unter anderem Namen, Geburtsdatum, Abstammung, Familienstand) für die Beurkundung von Personenstandsfällen und zur Erstellung des jeweiligen Registers (Geburten-, Heirats-, Sterberegister) einschließlich der zugehörigen Sammelakten sowie für besondere Beurkundungen (zum Beispiel Vaterschaftsanerkennungen, namensgestaltende Erklärungen).

Gegebenenfalls erheben wir personenbezogene Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind und die Verarbeitung der Daten für die Beurkundung eines Personenstandsfalles erforderlich sind.

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

In unserem Fachverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten verarbeitet. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Ihre personenbezogenen Daten, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben bekannt werden, dürfen wir nur dann an Dritte (zum Beispiel an inländische und ausländische Standesämter, andere Personen, sonstige Behörden, Gerichte, ggf. Religionsgemeinschaften und konsularische Vertretungen anderer Länder) weitergeben werden, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder diese im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften zugelassen ist.

Beispiele:
Die Weitergabe namensgestaltender Erklärungen an das registerführende Standesamt oder im Rahmen der Mitteilungspflichten, die Übermittlung der Daten eines Neugeborenen an das Einwohnerregister oder bei einem Sterbefall mit ausländischer Staatsangehörigkeit die Übermittlung der Daten an die konsularische Vertretung des Heimatstaates.

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es nach den geltenden Bestimmungen, insbesondere den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, der Aktenordnung der Bezirksämter und der Geschäftsordnung der Bezirksämter in ihren aktuellen Fassungen zulässig ist.

Wir speichern Ihre Daten in unserem Fachverfahren während der Bearbeitung bis zur Beurkundung, danach werden sie automatisch gelöscht.

Die Speicherung der beurkundeten Daten in den Personenstandsregistern ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften (Personenstandsgesetz). Die Daten in den Registern und den dazugehörigen Sammelakten sind dauerhaft aufzubewahren. Sie werden in den Geburtsregistern 110 Jahre, den Eheregistern 80 Jahre und den Sterberegistern 30 Jahre gespeichert. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten in Archivgut überführt.

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht und so weiter) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

  • Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.

  • Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

  • Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

  • Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.

  • Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht

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